OK
meftahsoft
 



 هر آنچه از نرم افزارهای حسابداری باید دانست!


1-    مزیت های نرم افزارهای حسابداری

شرکت ها با صرفه هزینه ی اندک و نصب نرم افزار های حسابداری به راحتی می توانند حساب های خود را انجام دهند.شرکت های بزرگ نرم افزار های حسابداری مختص خود را دارند که به صورت سفارشی طراحی شده که امکاناتی از قبیل : صورت حسابها , خرید و فروش و پرداخت, پرداخت حقوق و دستمزد, ارائه گزارش های حسابداری به صورت منظم مانند سود,تجارت و ترازنامه حساب ها و ... را بر عهده دارند.
به عقیده ی حسابداران موفق و حرفه ای شرکت های دارای کسب و کار بالا با وجود مزیت های نرم افزارهای حسابداری به سراغ سیستم قدیمی کاغذی برای پیش برد کارهای خود نخواهند رفت.

نرم افزارهای حسابداری فوق پیشرفته امکاناتی متعددی را در اختیار کسب و کار شما قرار می دهد.از جمله امکانات نرم افزارهای حسابداری امروزی می توان به خلاصه حساب بدهکاران و به صورت کلی گردش حساب مشتری ها و مشخص کردن بدهکار و بستانکار بون آنها اشاره کرد. و همچنین امکانات دیگر از جمله: سود و زیان ترازنامه به صورت گزارش ابلاغ,مشخص کردن ارزش سهام گذاری,تجزیه و تحلیل فروش,محاسبه ی ارزش افزوده و عوارض به صورت خودکار,گزارش تجزیه و تحلیل حقوق و دستمزد و امکانات گسترده دیگر.

از جمله اهداف اصلی در طراحی نرم افزارهای حسابداری می توان به سهولت در کار با این نرم افزارها اشاره کرد
و دیگر مزیت  این نرم افزارها می توان به تعریف اسم اشخاص و کالاهای انبار و تعریف حساب ها اشاره کرد که برخلاف روش سنتی فقط یکبار تعریف میشود که همزمان می توان از این اطلاعات در دوره های مالی متفاوتی استفاده کرد.


2-    نرم افزار حسابداری خوب باید چه امکاناتی داشته باشد؟

در واقع هر نرم افزارهای حسابداری دارای چندین زیرمجوعه و زیرساخت است از جمله : نرم افزار مالی, انبارداری,سیستم خرید و فروش, چک و بانک و خزانه داری,حقوق و دستمزد, مدیریت ارتباط با مشتری,دبیرخانه,اتوماسیون اداری و ...لازم به ذکر است که باید مطلع باشیم که برای کار مورد نظر خود به کدام یک از این زیر سیستم ها احتیاج داریم.برای مثال حسابداری مالی برای ثبت سند حسابداری و گزارش تراز مالی و دفترنویسی مالیاتی,نرم افزار انبار و خرید و فروش جهت ثبت رسید و حواله ی ورود و خروج کالا از انبار و محاسبه ی قیمت تمام شده و ثبت فاکتور خرید و فروش مورد استفاده قرار می گیرد.

با توجه به امکانات نرم افزار حسابداری که  در اختیار کاربران قرار می دهد برای هر صنف و هر کسب و کار می توان نرم افزار حسابداری مختص به آن را طراحی نمود.برای مثال باری صنف صرافی ها نرم افزار صرافی خاص و یا برای شرکت های پخش مواد غذایی و یا آرایشس نرم افزار پخش مویرگی.

نکته ی قابل توجه ی دیگر تحقیق  و بررسی و مشورت برای تهیه نرم افزار حسابداری متناسب با نیاز کسب و کار و همچنین پرسش برای دانستن توقعات حسابدار و فروشنده ی مجموعه ی مورد نظر است.مطمئن باشید اگر بهترین نرم افزار حسابداری در بازار تهیه شود اما با نیاز و سلیقه ی حسابدار و فروشنده متناسب نباشد نمیتوان برآیند و نتیجه ی خاصی را متصور بود.

باید دانست که نرم افزار حسابداری تهیه شده قابلیت بروز رسانی و اضافه شده امکانات جدید را دارا می باشد.این مساله با توجه به پیشرفت کسب و کار و اضافه شدن قوانین جدید مالیاتی و بیمه ای جزو ملزومات هر نرم افزار حسابداری می باشد.یک نرم افزار مالی خوب باید قابلیت اضافه کردن امکاناتی از این دست را دارا باشد.

از جمله ویژگی های یک نرم افزار حسابداری خوب کار با ورودی و خروجی فایل های مختلف و پردازش آنها است.برای مثال بتوان اطلاعات را از طریق فایل اکسس و اکسل وارد برنامه کرده و بتوان خروجی مورد نظر را دریافت کرد.و یا حتی فایل های بانکی را وارد برنامه کرده و آن را مدیریت کرد.

در ارتباط با سطح دسترسی به یک نرم افزار حسابداری,باید به دنبال نرم افزاری بود که سطح دسترسی محدود کننده را دارا باشد.برای مثال کارمند حسابداری جز نباید به مانند مدیر حساب داری دسترسی به اسناد و گزارشات مالی داشته باشد و همچنین کارمند فروش نباید به مانند مدیر فروش دسترسی به نرم افزار حسابداری داشته باشد.

نکته ی بعدی و مهم برای خرید یک نرم افزار حسابداری مناسب داشتن نسخه ی آزمایشی و آشنایی با  روند کارکرد نرم افزار است.مسلما برای آموزش نرم افزار پروسه ی دیگری باید طی شود و نباید این انتظار را داشت که شرکت ارائه دهنده ی نرم افزار,نرم افزار را به طور کامل بر روی کامپیوتر شما نصب کند و آن را آموزش دهد.

مساله ی مهم دیگر برای خرید نرم افزار حسابداری  مناسب پشتیبانی و خدمات پس از فروش نرم افزار است که جزو مهترین فاکتورهای انتخاب نرم افزار مالی را تشکیل می دهد.اللخصوص برای شرکت هایی که نگهداری اطلاعات مالی امری حیاتی به شمار می آید.البته هر شرکت ارائه دهنده ی نرم افزار مالی پس از عقد قرارداد یک دوره پشتیبانی رایگان را برای مشترکانش در نظر می گیرد که همین امر موجب می شود از کیفیت خدمات پس از فروش و پشتیبانی اطلاع لازم را بدست آورید.پس از پایان دوره ی پشتیبانی بهتر است دوره ی پشتیبانی را تمدید کنید زیرا امکان وقوع هر اتفاقی است.

در نهایت بهتر است برای خرید نرم افزار حسابداری مناسب تحقیقات گسترده‌ای به عمل آورید. با شرکتهای تولید کننده نرم‌افزار تماس گرفته و با آن‌ها قرار دموی حضوری بگذارید. در جلسه دمو خواسته‌های خود را مطرح کرده و از نمایش‌دهنده برنامه بخواهید آن‌ها را در برنامه به شما نشان دهند. هنگام عقد قرارداد هم لیستی از امکانات نرم‌افزار را پیوست قرارداد کرده و با دقت مطالعه کنید تا چیزی از قلم نیفتد. ضمنا با کارمندان شرکت نرم‌افزاری در هنگام آموزش و کار با نرم‌افزار همکاری لازم را به عمل آورید تا بتوانید بهترین بازخورد را از برنامه خریداری شده داشته باشید.